從2002年11月起，由上海市人民政府辦公廳組織開發的“上海市行政督查網絡管理系統”，在上海市人民政府督查室及上海市的18個區縣、委辦局單位試運行。該系統是一個依托上海市公務網平臺，實現市政府督查室和各區縣、委辦局相互之間信息的互聯、互通，旨在優化市政府督查室及各區縣、委辦局督查單位的業務處理，提高各單位之間協同辦公能力的電子政務信息管理系統。“上海市行政督查網絡管理系統”這一專門從事行政督查管理的網絡化軟件的研制和使用，在國內還是首次。它的開通運行，標志著上海市行政督查工作的技術手段和工作模式又上了一個新臺階。市領導給予了充分肯定，并要求盡快推廣使用。

一、形式的發展，迫使我們探索督查工作新手段

      政府行政系統的督查機構是社會主義經濟轉軌時期的產物。督查工作是確保政府各項決策措施的落實的重要手段，也是確保各項改革得以順利進行的關鍵。從目前政府工作的實際情況看，行政督查在政府工作中的地位正在不斷得到提高。

      上海市政府行政督查工作，主要負責對領導批示、重點工作、季度工作、政府文件、會議精神等的落實情況進行督促檢查。在上述工作中，市政府督查室與各區縣、委辦局等相關部門經常性地發生大量的文件傳遞、跟蹤、調研、催辦、反饋及匯總等信息交互。      經過幾年來的工作磨合，在上海已經建立了一個督查工作網絡體系基礎，但總的感覺是效率不高，快速反應機制并未形成。工作雙方都感到，傳統的文電傳遞方式，已經難以滿足督查工作實效性強、涉及面廣、領導要求高的需要。因此，盡早建立以督查機構為樞紐，上下貫通，高效協調運轉的電子化、網絡化的行政督查工作體系十分必要。

    根據上述情況，2000年上海市市政府督查室在辦公廳的統一部署下，組織開展了關于全市行政督查網絡辦公自動化建設情況的調研。調研結果表明，各區縣、委辦局的督查工作沒有統一的業務標準和技術要求，并缺少必要的引導和規范。各單位相繼提出，希望市政府督查室能夠統一開發設計一套應用軟件，制定統一的工作規范，以提高督查工作效率。調研各方一致認為，從硬件設施、人員素質等方面來看，已經具備了建設全市統一的督查辦公自動化系統的基礎和條件。

    根據調研，并結合上海市行政督查工作不斷發展變化的實際和市政府系統辦公自動化的現狀及發展趨勢，上海市政府督查室本著“以需求為導向，以應用促發展”的精神，遵循“方便、經濟、實用”的原則，按照當前政府職能轉變、提高行政效能的需求，圍繞為各級領導決策服務、為各級行政機關辦公服務的總體目標，積極探索新形勢下政務督查的新手段，找到了提高工作效率、減少工作差錯、規范工作程序的最佳途徑，即督查工作信息化系統建設。在此基礎上，對全市政府督查電子信息構建工作進行了構思，對政府電子信息處理系統中有關督查內容所遇到的困難、問題，以及督查工作對電子信息處理的需求進行了分析總結，提出了督查工作辦公自動化的基本模式、督查工作計算機應用系統的功能和要素構架、以及初步實施方案。

二、理論聯系實際，構筑出5項功能模塊

    政府系統信息自動化建設，不能僅僅滿足于思想認識上的提高，更要扎扎實實地付諸于行動。為此，在前期調查研究的基礎上，上海市政府辦公廳正式向科技主管部門申請了“上海市行政督查網絡管理系統”的項目立項，并把該項目建設作為進一步轉變工作方式，規范工作程序，提高工作效率的重要內容來抓。

    在開發中，堅持“電子網絡要為工作網絡服務”的指導思想和“以需求為導向，以應用促發展”的開發原則，找出了目前督查工作網絡機制中有關組織管理、工作制度和技術手段中存在的一些主要問題，找到了技術和業務完美的結合點，并在優化業務流程的基礎上，采用了開放性、通用性的設計思想，研制開發了基于計算機網絡的督查事項跟蹤管理、區級督查輔助管理、督查文件管理、督查人員信息管理及督查交流討論平臺等5個主要功能：

    （一）列督事項跟蹤管理。采用電子化的督查通知單、回復單方式，通過動態跟蹤，確定主辦和協辦單位，明確辦理要求，設定辦理時限，實現自動催辦，并對各單位回復的內容進行自動匯總，形成《專題事項匯編》、《季度工作事項匯編》、《領導批示件事項匯編》等文件材料。此項功能還可以處理“督查事項包含多個督查任務、各督查任務具有多個承辦單位、各承辦單位負責多個任務、辦理過程經過多次反復”的復雜情況，并可按要求完成歸類匯總、匯編，生成相應的Word或Excel文件，便于編輯、排版。

    （二）區級督查輔助管理。考慮到各單位督查工作信息化建設進度不統一，系統為沒有開發督查系統的督查單位提供了簡單實用的內部督查管理功能，同時為已有督查系統的單位，提供了可以根據實際情況與該系統相連的標準接口。

    （三）督查文件管理。提供對《領導批示抄告單》、《督查反饋》、《督查簡報》、《會議通知》等各類文件的編輯、收發、匯總等功能，以形成行政督查工作的快速反應網絡機制。

    （四）督查人員信息管理。建立全市范圍內的督查人員信息庫，將各級單位督查人員單位、姓名、性別、職務、年齡、電話等基本信息記錄其中，以方便更新、查找。任何督查人員的信息變更都將自動提示其他人員。

    （五）督查交流討論平臺。是各級督查人員在線討論和工作交流的平臺，開設了“社情民意”、“信息參考”、“督查規范與經驗交流”、“公共討論區”和“專題調研區”等欄目。有關人員可以在網上開展調研，征詢意見，并可自動匯總并成素材稿。系統還提供豐富的多媒體信息。

三、“零的突破”，開辟了督查工作新局面

    上海市政府督查室系統總結了幾年來的工作實踐，全面梳理、分析和優化了各項工作內容、工作程序，并在量化、估算工作量的基礎上，調整確定了崗位設置，明確了經濟、城建、社會等三個督辦口及批示件處理、綜合信息等崗位工作職責，制定了領導批示件處理、專題事項督辦、批示落實情況跟蹤匯總等6項主要工作的工作規范。在系統開通運行后，又及時出臺了《上海市行政督查網絡管理系統運行管理試行辦法》和《上海市行政督查網絡管理系統數據格式》，進一步完善了內部督查工作制度。

    應該說，“上海市行政督查網絡管理系統”實現了上海市行政督查信息化建設“零的突破”，它在市政府督查室和各下級督查單位間架起了一座信息橋，為原有的行政督查工作體系增加一個更便捷、更可靠、更直接的溝通渠道，提供一個“零距離”的工作平臺，形成一個覆蓋更廣、人員更多、反應更快的“虛擬督查室”，使督查工作體系更有凝聚力和戰斗力。

    從目前情況看，盡管目前網絡環境、工作制度和數據格式還需要繼續完善、規范和統一，但3個月來的運轉使用情況表明，系統極大地提高了督辦人員的工作效率，人員間聯系更緊密，信息溝通更加頻繁。系統的使用，減少了傳統的、較為繁瑣的電話、傳真、復印、輸入、匯總等工作，讓督查和被督查兩方面的工作人員都能從大量繁復工作中解脫出來，把精力真正放到“督”與“查”上。各聯網單位普遍感到有三個明顯提高。

    一是文件傳遞速度明顯提高。以批示件處理為例。以往，從市領導批示到承辦單位領導看到批示，一般要5到7天時間。其中，登記、打印、復印、裝信封、發傳真、送機要、打電話、機要傳送等程序，以及承辦單位類似的操作，就占用了3天左右時間，速度很慢。而且，由于環節過多，一旦出現差錯，難以查清責任。現在，只要輸入批示信息后即可發送，有關單位立即就能收到，并且隨時可以打印出具有一定格式的批示抄告單、批示件全文，并附有由系統自動生成的文件處理單，節省了許多重復勞動時間。同時，系統還會自動記錄發送、接收情況，確保了工作責任界定明確。

    二是對督查事項的管理能力明顯提高。在線的督查業務網絡化管理，使領導、經辦人和承辦人三方面都提高了對督查事項管理的能力。一是督查室領導可以通過網絡將督查任務分配給各經辦人，并隨時查看各事項的進展情況，還可進行人員工作量統計，提高了宏觀管理效率。二是督查經辦人員，可以“一對多”地完成各事項的跟蹤、催辦、匯總，無形中變成了“三頭六臂”。系統的自動提醒、自動發送回執等功能，又給經辦人提供了一個高效的“外腦”，增強了對進度的監控能力。三是對承辦人員來說，也能及時掌握上級督查單位的辦理要求和時限要求，并對自己所承辦的各種事項（其中包括不是來源于督查室的工作任務）的進展進行跟蹤，使工作變被動為主動。

    三是督查工作網絡運轉效率明顯提高。督查電子網絡對提高督查工作網絡運轉效率效果十分明顯。以開片會為例。過去，先要打印會議通知，再要通過機要分別寄送，與此同時還要分頭打電話通知。之后，又要依次確認。最后才能確定各單位的與會人員。整個過程費時、費力，效率很低。現在，只要將電子版本的會議通知通過網絡直接傳遞就能達到上述效果，還可以查看所有單位的填報情況，效率很高。另外，系統開設的網上調研、資料查詢、信息參考等功能，也在很大程度上增強了工作網絡的凝聚力，提高了整體運轉效率。


    早在1992年，國務院辦公廳就頒發了25號文件，要求各級政府積極推進辦公自動化的建設和應用。朱?F基總理曾明確指出：積極運用現代科技手段，特別是先進信息技術，加快政府管理信息化進程，是造就國民經濟和社會信息化發展的迫切要求，各級政府、各個部門都要把推進行政管理信息化作為一件大事。政府行政管理信息網絡化是一場深刻革命，勢在必行。與領導要求相比，并對照“無紙化辦公”的最終目標，“上海市行政督查網絡管理系統”還有很多方面需要進一步優化、完善。行政督查信息化建設依然任重道遠。我們將繼續加強同各兄弟省市督查工作部門的交流學習，取長補短，在改進、提高和推廣上下功夫，進一步擴大系統使用范圍，逐步推動系統向多級用戶模式發展，使信息化技術手段真正成為上海市行政督查工作不可或缺的有力支撐。