一、海淀區政府網上辦公的新進展
    1. 協同辦公的含義
協同辦公是網上辦公的高級階段。在電子政務為公眾服務的業務中, 各部門將自己的業務通過互聯網來向公眾服務被稱為網上辦公。將各部門的公眾服務業務簡單地匯集在政府統一的網站并不困難, 但是不能為老百姓帶來更多的方便, 雖然公眾可以利用這一網站來遞交服務請求, 但前提是用戶必須要清楚什么事情由哪一部門辦理, 然后才能登陸該部門的網站, 找到相應的業務申辦入口遞交服務請求。這種部門導向的網上辦公會給不熟悉政府業務的用戶帶來許多麻煩, 特別是當用戶要辦的事情需要涉及多個不同部門的業務時會加倍困難,這個階段只能稱作網上辦公的初級階段。

為克服部門導向的網上辦公給用戶帶來的不便, 網上辦公需要提升到高級階段即協同辦公階段。協同辦公的網上公眾服務應有如下特點:
    (1) 目錄采用應用導向而非部門導向。公眾能通過自己的應用政務服務需求經由政府統一網站入口, 自動導向政府辦事入口, 不再需要事先了解政府各部門的職能;
    (2) 需要多部門共同協辦的任務, 用戶申請后自動驅動多部門辦理, 不需用戶分別對口驅動，各部門協同工作的業務自動完成；
    (3) 為支持目錄應用導向與部門協作業務自動驅動, 各相關的業務系統將進行跨部門的整合, 進行系統再造, 通減少數據冗余、流程改進提高公共服務的效率。

    2. 協同辦公的難點： 
   （1）協同辦公的優勢很清楚, 但是成功的案例卻很少,首先協同辦公需要設備管理集中，業務的進、出口集中以及數據的集中, 需要與各相關部門的業務進行大量、細微的協調;
   （2） 協同辦公系統需要各部門業務自動化有很好的基礎才便于推廣新的業務;
   （3） 協同業務需各部門密切配合, 協調好各部門的利益關系是一個難題。
由于協同辦公是在各部門系統開發之后開始的新項目, 如何與各現有系統良好對接并能充分利用各部門系統的成果，不僅是一個復雜的技術問題和管理難題，還會碰到行業管理(條條)與地方政府管理(塊塊)很多要求不一致的地方。如此多的管理與技術上的困難, 使得電子政務協調辦公實施起來并非易事。

    3. 海淀區政府是為數不多的成功范例
    海淀區政府協同辦公業務推行始于今年初，首批業務是企業設立服務系統，這項業務有著256種不同的業務需求, 主要涉及9個委、辦、局單位, 海淀區的企業設立協同辦公系統成功地連結起九個委辦局的系統, 并于7月開始投入運行, 迄今已接辦上百項協同辦公的業務，還將推出有關房地產項目開發，招商引資，市場監管，城市管理、教科文衛、勞動就業、社會保障等一系列協同辦公業務。

    海淀區政府把各種業務分解成一個個功能群來逐一開發, 如勞動、科教文衛、民政、公安、社團體等等, 將政府按部門的業務提升為面向公眾服務的協同功能團, 逐次實現各功能群的協同辦公, 讓電子政務為建設公共服務型政府發揮作用。

二、海淀區電子政務建設發展的歷史
海淀區電子政務建設已經有八年的歷史, 經歷三個階段:
1. 部門效率提升階段：自1997年到2003年, 是海淀區各部門分別開發自己的應用系統階段。為了提高本部門公眾服務的工作效率, 各部門相繼投入大量經費開發很多獨立的系統并投入運行, 這些應用系統經過五、六年的運行與維護已變得很成熟, 如海淀工商局開發的業務應用系統“簡易登”, 使用戶可以在網上快捷遞交資料進行設立企業申請, “簡易登”對于減少用戶直接登門的次數和返工補證次數起到重要的作用。還有，海淀地稅局已經實現90%企業的報稅在網上進行。

    2. 區域政府統一上網階段:2004年到2005年, 是海淀區各政府部門的工作統一、規范上網的時期, 建立了全區統一的技術平臺與公眾服務門戶, 在此平臺上實現35個委辦局的1578項業務工作的網上辦公。這些項目中有很多是原各部門開發的業務, 也有很多是新開發的網上業務。統一平臺開發工作持續了一年, 于2005年初投入運行, 到十月份已經接受三萬多任務單。為了方便用戶登門, 海淀區建立統一的辦事大廳, 設立一百多個辦事窗口來支持對公眾的服務, 每日來訪的用戶有3-4000人。為便于網上遞交業務, 大廳內還設立有二十多臺微機供用戶免費使用, 并配有輔導人員幫助用戶使用該設備。

    3. 跨部門協同辦公階段: 2005年7月海淀區推出第一個協同辦公系統即企業設立跨部門協同辦公系統。選擇企業設立作為協同辦公的首項任務緣于企業設立的服務鏈長, 涉及協同辦公的部門多, 外部需求量大, 容易看出協同辦公的效果。系統清理出256個功能群, 針對性計協同辦公系統，實現該系統與各協同單位系統及數據的對接, 系統自今年7月份投入運行以來, 接收任務已上百件, 辦結業務幾十余件。

    海淀區目前的協同辦公業務還處于開始階段,只有一個協同辦公業務系統在運行，開發人員正在加緊工作, 不久將會有更多的協同系統投入。協同辦公需要不斷改進, 籍以實現“一口受理、一口回復、分揀轉辦、實時監督”的公眾服務模式。

三、海淀區推動統一上網與協同辦公的步驟
    1. 從業務梳理開始
    海淀區電子政務工作人員很清楚, 電子政務的工作必須從業務規范化改造開始, 只有清晰、規范的業務才可以進入計算機的處理流程，發明“五清四表”法（注1）來規范清理相關業務, 共規范化1578項業務上網。業務的規范化改造是電子政務工作的第一步, 也是日后堅實的基礎。
協同辦公的業務開發第一步是業務梳理，協同辦公的業務梳理不僅要梳理業務內容, 還要完成數據關系的梳理, 要準確地理清楚數據的共享關系，要理清楚功能群與協同之關系。為了完成好協同業務的功能群梳理, 海淀區政府提出“三層六步”法（注2），使協同辦公業務的梳理規范化，梳理工作是協同業務開發最重要的一步。

2. 認真做好與各協同業務部門的合作
    協同業務的開發中做好與各相關部門的合作是另一個關鍵。系統的開發部門認真向業務部門學習是很重要的, 開發者首先要“懂業務”才能將問題“看得準”，有了“懂”和“準”合作才能推進。為了使業務開發順利, 盡量地保留與利用各協同部門的成果非常重要。這些成果積累業務部門多年的改進經驗與智慧, 利用這些成果不僅會使以后的系統更智慧, 而且會保護各業務部門的積極性。開發商主動向各業務部門靠攏, 尊重業務部門的成果, 盡量維護這些已有的系統是成功的重要措施。

    3. 領導下定決心, 義無反顧地推進
    在推動聯合上網與協同辦公的過程中, 區領導的決心起著重要的作用。在方案建設過程中, 各業務部門經常會提出各種各樣的不同意見, 開發工作不能對此隨之任之，應當吸收其中的合理部分, 因為很多意見是從局部利益提出的, 領導的決斷力在這種情形下顯得非常重要, 需要拿出魄力才能推動統一的電子政務策略發展成功。

    4.靈活、機動的接口開發策略
    各部門現有系統的整合很艱巨, 因為每個部門都已經開發有自己的業務系統, 這些成果都需要保護, 注意保護這些成果將會在很大程度上降低行政阻力，需要軟件系統開發商做更多的努力。這次企業設立的協同辦公系統涉及9個部門, 就會出現九種完全不同的系統連接的接口方案, 連接各系統的相應軟件都需要精確的對癥處理, 盡管其精確度成為系統實現中的最大成本，然而正是這個最大成本確保系統的順利過度, 實現最終的目標。

四、協同辦公的成效與問題
    1. 從數字來看待協同辦公的成效
    協同辦公對企業設立工作的改進有些可以通過數據表達出來, 如對數據冗余的減少。經過數據梳理 使得總體的報表填報的數據減少, 通過各部門共享用戶填報的數據, 重復填報的數據量也減少。內資高新技術企業設立（有限責任公司）”業務事項，協同前辦事人填寫的表單數為29張，數據為678項，協同后表單減少到11張，數據縮減為423項，辦理時間由協同前的46工作日縮減為32工作日，工作效率提高了30%。

    2. 從降低補證率看協同辦公的成效
    協同辦公的巨大成效還表現在減少用戶重復跑政府辦事部門的次數，以往用戶辦一項企業設立業務經常要跑八、九次, 造成用戶反復跑腿的重要原因是信息告之率太低。用戶設立企業之初根本就不知道有哪些程序, 由于要辦的企業涉及八、九個部門, 每一部門都有自己的辦事程序與辦事要求, 其它部門對此不甚了解, 這就意味著沒有一個部門能夠講清楚全部要求與全部程序, 使用戶跑很多怨枉路, 成為用戶與辦事部門爭吵最多的問題。協同辦公通過對整個業務的梳理已將流程完全搞清楚, 通過網絡告之準備什么資料,大大減少用戶的反復補證。

    3. 自動化系統怎樣凝聚細節改進
運用信息技術能夠很好地積累細節改進的經驗, 減少用戶的填報失誤。任何失誤都會帶來用戶時間的浪費, 甚至是重新填報，設計良好的網上填報系統能通過程序來檢查預防出錯。
隨著系統邊運行邊總結邊改進, 將有更多的經驗與智慧被修正到系統中提升系統的智能, 系統由于這些努力將日臻完善。

    4. 協同辦公系統建設存在的一些問題
    (1) 由于各業務系統的標準不統一,接口連接的成本過高 將會帶來以后維護的復雜性。
    (2) 有些政府部門的配合還存在著問題, 個別部門的消極會拖延整體的進度。
    (3) 有些行業的規定存在著相互矛盾的條款, 如在土地的使用方面有些文件的審批權是按面積劃分, 有些文件又是按投資規模來劃分審批權, 相互矛盾必然會影響協同辦公業務的開發效果。

五、海淀走在協同辦公前列的背景
    (1)海淀區有著更大的實際需求的壓力
    電子政務建設的經驗證明, 業務發展水平與實際需求的水平密切相關, 高水平的電子政務離不開環境需求的巨大壓力。海淀區是北京市經濟最活躍的地區, 是電子信息產業和 高科技的中心, 平均工作時間內每七分鐘就有一家新企業誕生, 巨大的業務量對海淀區的工作帶來巨大的壓力, 迫使政府必須努力利用信息技術來提高效率。海淀區受到的壓力尚不止數量增加, 還有著更多的復雜性諸如涉外企業, 海淀區亦是國際知名企業的關注點, 這些現實問題在要求區政府提高公眾服務質量的同時也成為推進電子政務的動力, 推動海淀區的工作走在前面。

    (2) 良好的知識環境
    信息化的核心是知識化, 電子政務是長期的知識工程。海淀區電子政務工作取得的成效，一方面由于本區有著良好的IT知識普及環境, 海淀區是IT人才和高校集中的地方, 企業又以IT產業為主, 自然有利于網絡業務的推廣。另一方面海淀區開展電子政務的歷史久, 積累的經驗和技術多,為海淀電子政務的建設創造更適宜的知識環境。

    (3) 有利的管理機制
    推動協同辦公需要強有力的行政管理機制, 需要各相關部門有一定的信息技術應用基礎, 需要足夠的經驗支持, 海淀在這些方面可謂得天獨厚。很多工作在更大范圍內運作時難度會增加, 各相關政府部門水平不齊使難度愈加突出，有些部門取得條條的經費支持會更多, 會帶來太多的不一致的系統, 為整合帶來困難，相對的權力高度集中會有利．區級政府對電子政務經費的強力掌管度亦有利于協同辦公的順利開展。

    (4) 合適的領導,合適的隊伍, 合適的業務負責人
    協同辦公是復雜的電子政務工程, 基礎條件具備后最重要的就是人的選擇。從海淀區電子政務協同辦公的進程中可以看到領導人的決心、業務隊伍的干練以及業務負責人的眼光與負責精神, 這些因素集合在一起使得海淀區有能力為協同辦公領跑。

六. 海淀區協同辦公的成長對電子政務工作的啟示
    1. 長期應用導向取得今天成果
    從海淀區電子政務的發展歷史可以看到長期從應用出發 不斷改進的重要性, 電子政務是一個持續不斷的改進過程。海淀的電子政務已經有近十年的歷程, 不斷改進、不斷投資、不斷改革才能推動事業的發展，電子政務領域是沒有速成的。

    2. 信息化是個知識化的過程
    海淀區電子政務的成功的另一個啟示標明， 信息化是個知識化的過程, 電子政務效益取得的關鍵是如何為系統注入更多的知識。知識的積累與聚集過程是從業務梳理開始的, 認真、科學的整理業務, 使業務規范化、科學化、清晰化，成為日后工作的重要基礎。一個系統開發成功并非事情的結束, 而是維護、改進、完善的開始。大量的經驗包括預防錯誤的經驗都在不斷地向系統充實, 系統的改進帶來整體效率的提升，這是知識積累的過程, 信息技術提供了積累知識、積累智慧并運用知識與智慧的最好的工具。

    3. 協同辦公成為政府職能轉變的有效工具
協同辦公推動政府公眾服務業務向應用服務導向轉變，協同辦公為政府轉變職能建立服務型政府提供有力的工具, 對于轉變政府的形象, 提高為公眾服務的效率有著積極的作用, 是有條件的地方政府機構推動電子政務的努力方向。