項目背景

山東鋁業（即中國鋁業山東分公司、山東鋁業股份有限公司和山東鋁業公司）是中國鋁業公司骨干大型企業之一，目前正進行著企業經營機制的進一步改進與轉型，企業規模的不斷擴張,生產設施的現代化改造，公司ERP系統也正處在規劃建設中。公司檔案處是集檔案、圖書、科技資料、報刊管理于一身的綜合性信息管理部門，這些資源是公司重要的知識基礎和信息服務平臺，如何利用現代網絡技術，加強電子檔案管理，為企業領導、經營管理人員、工程技術人員及奮戰在一線的廣大職工提供快捷方便而全面的服務，是建設山東鋁業數字檔案館的根本目的。

建設目標

一、 盡快實現館藏紙質資源數字化：山東鋁業檔案處存有的有價值紙質文書檔案55萬多頁，每年新增7.6萬頁, 記載著企業多年來的生產經營中的政策、法規、人事變動等信息，是企業發展過程中的重要參照或參考文檔；存有40多萬張有利用價值的工程圖紙和24000張CAD光盤, 每年新增8000張圖紙,存有35萬頁科技文字資料, 每年新增7.6萬頁, 是企業改擴建的基礎資源；存有420盤錄音錄像帶及9047張實物照片檔案，是企業發展過程的歷史寫照，存有大量科技圖書和專業雜志，有相當一部分仍有利用價值，是企業多年的知識積累。將這些圖書檔案數字化加工，是數字檔案館資源數據庫的重要組成部分。

二、 將目前正在大量產生的電子資料，無縫連接到檔案資源庫中：如OA電子文件，CAD設計圖紙，電臺、電視臺的數字信息，ERP數據庫及報表文件等，經格式歸一化處理后，無縫連接到數字檔案館的資源數據庫中，使其能夠長期保存并方便網上利用。由于企業其他應用系統結構設計和運行環境所限，不利于文檔的長期保存。運行一年以上的OA系統，所存文件正在大量丟失，保護這些數字信息，是數字檔案館的任務之一。

三、 在線接收，從清華同方TPI數字圖書館資源庫中獲取與山東鋁業生產經營管理有關的數字圖書資源，與企業內積累資源、自購資源整合形成山鋁自己的知識倉庫。

四、 實現檔案館業務流程自動化：包括編目、歸檔、組卷、借閱、管理、編研、報表、統計等，類似于傳統的檔案管理系統，但數字檔案館偏重于對數字原文信息的管理和利用。

五、 借助公司的高速主干網，組建全公司的圖檔數據網絡系統；將公司檔案處和機關各部室、各二級單位檔案資料室的資源數據庫，各二級單位檔案資料室和各科室車間，進行虛擬連接，構成全公司一體化的虛擬檔案館系統。實現網上管理與監控，提高全公司范圍內的信息查全率、查準率。

六、 組織完整的加密壓縮備份防護及權限機制：保護檔案，特別是涉密檔案的安全。

七、 組織綜合圖檔資源管理與利用平臺：將企業的數字檔案資源和TPI的數字圖書資源，企業知識庫資源整合到一個數字化利用平臺上。實現全文內容檢索，使利用者通過自己的檢索詞，快速組織起所需要的參考資料，包括檔案、圖書等。

八、 建設一個完備的圖檔網站：包括一個企業內網站，運行于企業局域網；一個公眾網站，采用VPN技術使企業的遠程二級單位和公務外出業務的有關人員，可以通過接入Internet遠程查詢檔案資源。

九、 組建一個高效率的圖檔局域網：使其有利檔案資源的快捷存取、安全防護、并發利用、大容量保存、擴展與升級遷移、遠程連接、自動化程度高、并易于維護等。應在設備的選擇和網絡的組織方式上加以考慮。

項目應用

數字檔案館應用系統根據企業檔案管理模式，充分利用企業內部高速局域網，實現館室一體化，多館互連。把企業的辦公自動化、ERP等系統融合一體，實現數字信息的在線采集與移交，以B/S架構發布在企業局域網上，實現資源共享、在線利用。以C/S架構實現數字檔案管理及特殊用戶的檢索利用。

方案以清華同方知網自主開發的KBase全文數據庫管理系統、TPI信息資源建設與管理系統、清華同方數字檔案館系統等進行建設開發，同時還并行建設數字圖書館系統。

而數字檔案館應用系統共分為８個功能模塊，以及目錄數據庫、原文資源數據庫、輔助數據庫和中央元數據庫等４個數據庫

一、 數字信息管理平臺

包括目錄數據的錄入、檔案編研、網站后臺管理平臺、組卷管理、報表設計打印與管理、數據庫備份與還原管理、用戶權限管理、代碼管理、檔案門類設置與管理、電子文檔管理、C/S檢索、借閱管理、鑒定銷毀、表格統計管理、移交進館、掃描控制與檢測等功能。

二、 CAD電子文件解讀與歸檔

具備配置、預處理、提取信息、格式轉換、歸檔等功能。

三、 OA電子公文歸檔管理系統

OA電子公文在線歸檔，也就是數字檔案館和Domino業務系統無縫連接。

可針對基于domino數據庫的Notes辦公自動化系統生成的電子文件，不失真地將其目錄信息和原文信息轉存到檔案系統數據庫，保留原文上的紅頭、紅章、和電子簽名，轉換成檔案管理所要求的標準文本格式后，上傳到檔案館文件服務器，并建立歸檔、存儲、檢索利用等環境。

四、 網站與WEB查詢

提供后臺管理模塊、OA文件查詢、現行文件檢索、全文跨庫檢索、榮譽展示及其他功能。

五、 應用系統數據庫解讀與歸檔

含目錄數據采集錄入、數據庫解讀包、報表解讀包、統計分析軟件包等。

六、 多媒體聲像檔案在線歸檔與采編

具備館藏檔案模擬信息數字化與采編、壓縮存儲與光盤刻錄、格式轉存與不同格式數據整合、圖片或照片類數字化等功能。

七、 圖形矢量化與工程修改設計軟件包

圖紙掃描質量監測與修復、矢量化處理等強大功能。

八、 全文內容檢索平臺

提供中文智能全文檢索服務。

項目意義

山東鋁業數字檔案館按照企業圖書檔案信息化發展計劃的總體要求、開發建設目標以及數字檔案館建設理論進行組建。將所屬20多個二級單位檔案資料室建成同一類型的數字化館，與公司數字檔案館組成兩級數字檔案館群，借助公司高速主干網，組織一個高效的數據網絡系統和檔案圖書資源信息數據庫即資源倉庫，實現數據充分共享，資源互相利用，實現各類電子文件的在線歸檔；實現各級檔案部門現代化管理，開發檔案圖書信息資源，讓這些資源方便快捷的為企業的經營生產服務。