據統計，在全球500強企業中，超過70%的擁有自己的企業大學。而“企業大學”最早則是由美國的通用電氣公司（以下簡稱“通用電氣”）創立，從僅僅一個集酒店和教室為一體的培訓中心發展到今天，“企業大學”在通用電氣已經演繹成為知識管理的系統架構，企業內網伸出敏銳的觸角，將公司的業務數據、交流信息、培訓知識“導流”進知識庫，讓通用電氣日益成為一個具有深厚文化積淀的公司。 

系統繁雜的困擾
 
    通用電氣是一家多元化的跨國公司，其產品和服務范圍廣闊，從飛機發動機、發電設備、水處理和安防技術，到醫療成像、商務和消費者融資以及高新材料，客戶遍及全球100多個國家，擁有30多萬員工。在中國，通用電氣有8000名員工，全國各地都派有分支機構。
  
    在這樣一個龐大的公司中，為了提高各個部門的有效溝通，降低工作成本，通用擁有了很多內部信息系統，但隨著系統越來越多，事情卻變得越來越糟了，信息收集和發布的管理變得復雜，各個系統的整合兼容變得困難重重，知識也分散在系統的各個角落無人問津……
 
    在通用電氣中國公司，以前最讓員工郁悶的事情莫過于系統繁雜，他們對一些工作流程并不清楚，尤其是剛入職時，“兩眼一摸黑”，甚至不知道該跟誰聯系、向誰領用工作用品。很多集團企業也經常出現這樣的困惑：個別新員工可能已經過了試用期，卻發現入職手續還沒完全辦好。而在通用電氣中國公司，入職入了幾個星期的尷尬也時有發生。
 
    通用電氣內部的培訓機制非常完備，公司的制度規定員工每年必須達到一定學時的培訓課程，培訓課程從辦公軟件的使用，到演講溝通能力、領導力，再到6西格碼管理內容等無所不包。培訓部門將培訓分成不同方式，有的是請員工到課堂學習，有的則是在網上進行。大量的培訓、各種文檔、資料都會構成一個知識庫。如何系統有效地把大量的培訓知識搜集積累下來、并配合管理手段對培訓進行監管？這成為通用電氣中國公司在梳理系統架構、進行知識管理、構建內部信息溝通管理體系時需要主要解決的問題。 
 
唯一帳號一統“江湖”

    從2003年開始到今年上半年，北京中科匯聯信息技術有限公司為通用電氣中國公司分3期進行了內部門戶搭建、SSO（單點登錄功能）集成以及電子培訓等知識管理的系統整合。
  
    通用電氣使用了ORACLE公司的財務系統，SAP的生產管理系統，內外部的資金流動通過一套EBANK支付系統，還有人事系統、郵件系統、知識學習等系統，這使得每個員工每進入一個系統就需要使用一個用戶賬號，各個賬號分別獨立存在，通用電氣的很多員工還專門開辟了一個文檔儲存這些帳號，以免自己記憶混亂、影響工作進度。
 
    從2004年，通過電氣開始在全球進行統一用戶認證工作，設置了一個大的框架，各分公司根據框架進行開發應用。中科匯聯公司根據這個框架進行中國的統一管理系統梳理和統一認證，讓員工拿到員工號那天開始，就可以使用一個唯一帳號登陸各個系統。
 
    按照通用電氣的需求，系統為員工設置了個性化工作區，每個員工登錄以后，根據權限就直接進入自己的個性化工作區。員工的個性化工作區包括一個個性化桌面，可以實現電子郵件、日程安排、地址簿、文件夾、工作流處理中心等功能；個性化工作區還包括一個部門桌面，員工屬于哪個部門，進入部門桌面，所屬部門的電子郵件、部門日程、部門公用地址簿、部門公用文件夾、部門討論組等都會呈現在他的電腦桌面上供員工參與部門工作。

    “系統必須有很強的擴展性，因為還要滿足將來可能出現的變化。而且基于表格和數據庫的工作流標準定義模塊，工作流的標準化定義也就實現了，通用電氣的管理層和員工根據權限對工作流的模式和責任人等等都可以隨時進行定義、添加、刪除、修改和授權，這種強擴展性非常有特點。”中科匯聯技術總監游世學告訴記者。

集成系統讓知識得以繼承

    中科匯聯為通用電氣梳理了26個業務工作流，這使得管理層和每個員工都不再需要專門花時間去看別的部門的信息，只需直接進入自己部門的系統；而各部門之間一旦發生信息溝通和管理，比如業務部門想了解人事政策或財務制度等，就可以通過系統提供的team room（團隊協作）功能進行消息共享或討論問題安排任務。
  
    因為更關注業務、績效等業務層面的工作，員工的責權很寬泛，所以通用電氣不存在公文管理流程，文檔的審批流程也異常簡單，中國區總裁甚至對管理審批工作都感到厭煩。基于這種文化習慣，中科匯聯為其量身定做了一個批量審批的功能――只要登陸進系統，大致了解了需要審批的工作，便像勾選多選題一樣，幾秒鐘便可審批十幾項。
 
    “系統應用起來以后，所有流程的工作都可以控制在一周以內解決。”游世學說。無論是入職或提升，再或者是調換部門及離職，每種變化都會各自走一個工作流，而所有的工作都在系統中流轉；每個工作流與其他系統都留有接口以供信息交流。新員工入職時，只需要把剛領到的用戶名帳號輸入系統，與入職有關的部門會自動接到系統提醒信息，便有條不紊地各司其職，為新員工發放辦公用品、進行財務登記、入職培訓等等。
 
    系統的集成性依靠Domino服務器實現。員工使用Web瀏覽器和Domino R5的Web服務器進行HTTP通信，Domino可以自動將文檔管理轉換為動態的HTML頁面；而且在Domino的協作工作環境中，所有的文檔和數據具備了電子郵件流轉功能，從而使文檔和數據提供了集成的基礎。Domino提供對XML的支持，XML 與Domino應用程序結合得非常好；在XML提供了描述數據并通過網絡共享功能的應用程序中，Domino也提供了使數據共享安全、可靠且有效而需要的所有其他工具。
 
    接下來，中科匯聯為通用電氣搭建的內網知識庫就成為信息導流的最終匯總區。無論是在員工論壇的交流心得，還是企業內部各非正式團體的活動匯集，亦或是辦公用品采購申請及員工參加培訓的課程表、教材、測驗、成績記錄等所有數據，都會從各員工的電腦終端沿著內網光纖納入統一的資源庫。按照不同的權限，每個員工都可以在資源庫中查詢、調取自己所需的公司信息。依靠集成的系統，工作流、信息、數據、知識在公司內部像流水一樣流轉起來，并匯總到知識庫中，這樣，通用電氣不再僅僅是一個商業公司，更加成為了一個大型綜合的“企業大學”。